اتوماسیون اداری تحت وب انعکاس
نرم افزار اتوماسیون اداری انعکاس با فراهم نمودن امکان مدیریت مکاتبات در دو سطح درون سازمانی (مکاتبات و فرآیندهای داخلی سازمان) و برون سازمانی (ثبت نامه های صادره و وارده)، امکان تعریف سطوح دسترسی، ارسال پیوست، تعریف مهلت پاسخگویی، سطوح محرمانگی، ارجیحت و فوریت نامه، عطف و پیروها و مشاهده سابقه نامه و … به تسریع و تسهیل امور اداری کمک می نماید.
قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری
- دسته بندی نامه ها در سه بخش فرم های اداری، مکاتبات داخلی ، مکاتبات خارج از سازمان (دبیرخانه)
- امکان تعریف انواع امضا (امضای الکترونیک و امضا با قلم نوری)
- امکان ثبت چند امضا برای یک نامه
- امکان تعریف جانشین
- امکان جستجو
- تعریف انواع الگوهای چاپ و انواع الگوهای نامه
- امکان الصاق پیوست بدون محدودیت در نوع و حجم
- امکان تهیه خروجی Pdf محتواهای نامه
- ثبت تمامی وقایع و رویدادها و امکان گزارش گیری مدیریتی
- امکان تعریف چارت سازمانی بدون محدودیت
- امکان تعریف دبیرخانه بدون محدودیت
- امکان تعریف الگوریم شماره گزاری نامه ها مطابق با استاندارد های هر سازمان
- امکان بایگانی شخصی در مکاتبات
- امکان ایجاد بایگانی اشتراکی برای کلیه پرسنل و یا گروهی از پرسنل
- امکان ایجاد گروه گیرندگان (گروه ارجاع ) خودکار بر اساس سمت سازمانی، تصدی، واحد، دبیرخانه
- امکان ایجاد گروه گیرندگان (گروه ارجاع) به صورت دستی
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری
- کاهش هزینهها و بالا بردن بهرهوری پرسنل سازمان
- کاهش خطاهای ناشی از عملکرد اشتباه نیروی انسانی
- كاهش چشم گیر فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی، نگه داری سوابق و به هنگام سازی اطلاعات
- افزایش رضایت مندی كاركنان به دلیل تسهیل در فرآیندهای موجود
- افزایش رضایت مشتریان و مخاطبین به دلیل ارائه بهتر و دقیق تر اطلاعات و خدمات به موقع
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملكرد پرسنل
- حذف قابل ملاحظه ای از مكاتبات كاغذی درون سازمانی
- استفاده بهینه از زمان به دلیل خودكار سازی برخی فرآیندها و رعایت اولویت ها بر اساس پارامترهای ثبت شده درنامه
- امكان جست و جوی سریع و دقیق
- امكان استفاده از گزارش های مدیریتی از فعالیت های صورت گرفته در سازمان
- افزایش ضریب اطمینان و امنیت اطلاعات بخاطر متمرکز بودن داده ها برروی سرور مرکزی
- ثبت كلیه مكاتبات سازمانی با سایر مخاطبین سازمان
- مدیریت و تقسیم مناسب كارها بر اساس گزارشات و آمارهای مراجعه كنندگان به تفكیك پرسنل
- امكان اولویت بندی كلیه مكاتبات از زمان ورود نامه